Integrasi Antar Aplikasi Office: Mail Merge

Mail Merge

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

Fungsi dari Mail Marge sendiri adalah membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama. Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.

.

Mail Merge biasa disebut surat gabungan atau surat masal.

1. Surat Gabungan : Menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi. Misalnya, dari Microsoft Word mengambil data yang ada pada Microsoft excel. 

2. Surat Masal        : Biasanya digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya.



Langkah-langka membuat Mail Merge :

1. klik menu Mailings

2. Klik Start Mail Merge

3. Klik Letters

4. Klik Sellect Recipients

    Terdapat 3 pilihan : 

     

     A. Type A New List: Mengetik data secara manual 

     B. Chose From Outlook Contacts: mengambil data yang terdapat di kontak outlook
     C. Use An Existing List: mengambil data melalui file

Karena disini kita sudah memiliki data dari Ms. Excel maka kita pilih yang Use An Existing List.

5. Klik File

6. Pilih data microsoft exel 

7. Klik ok

8. Klik Insert Merge Field

9. Klik sesuai data seperti nama,kelas, dan seterusnya hingga selesai

10. Lihat apakah surat sudah tergabung dengan database

11. Klik Preview Result 

12. Pada bagian atas atas terdapat tombol navigasi yang dapat digunakan untuk melihat hasil data-data atau record yang sebelumnya terdapat di database microsoft excel

13. Rapikan File, Font dll sesuai keinginan

14. Jika sudah selesai semua, klik Finish & Merge. 

15. Lalu pilih sesuai kebutuhan seperti edit, print dan mengirim ke e-mail



Sekian dari saya Terima Kasih